Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

Użyte w niniejszym regulaminie wyrażenia oznaczają:

1. Gmina - Gminę i Miasto Czerwionka–Leszczyny

2. Rada - Radę Miejską w Czerwionce–Leszczynach

3. Burmistrz - Burmistrza Gminy i Miasta Czerwionka-Leszczyny

4. Urząd - Urząd Gminy i Miasta Czerwionka-Leszczyny

5. Wydział - także inne wymienione w § 12 niniejszego

regulaminu równorzędne jednostki organizacji

wewnętrznej Urzędu, dla których ustalono inne

nazwy,

5.1 Naczelnik Wydziału - Naczelnik Wydziału, Naczelnik Biura, Komendant

Straży Miejskiej, Kierownik Urzędu Stanu

Cywilnego oraz Pełnomocnik ds. Planowania

Rozwoju i Gospodarki,

6. Kierownicy komórek - Komendanta Straży Miejskiej,

organizacyjnych Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,

Naczelników Wydziałów, Naczelników Biur,

Kierowników Referatów i pracowników na

samodzielnych stanowiskach pracy,

7. Regulamin - Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta

Czerwionka-Leszczyny.

1. Urząd jest jednostką organizacyjną przy pomocy której Burmistrz wykonuje

zadania własne Gminy określone obowiązującymi ustawami, statutem

Gminy, uchwałami Rady a także zadania zlecone ustawowo z zakresu

administracji rządowej oraz zadania przekazane w drodze porozumień

z właściwymi organami administracji rządowej i jednostkami

samorządowymi.

2. Urząd jest jednostką budżetową.

3. Siedzibą Urzędu jest Miasto Czerwionka-Leszczyny.

1. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.

2. Burmistrz wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do

pracowników Urzędu.

Tryb pracy Urzędu, prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników określa

Regulamin Pracy Urzędu nadawany przez Burmistrza.

Przy załatwianiu spraw stosuje się postanowienia Kodeksu Postępowania

Administracyjnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Czynności biurowe i kancelaryjne wykonywane są zgodnie z postanowieniami

Instrukcji Kancelaryjnej wprowadzonej Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów

z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych

rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania

archiwów państwowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67) oraz Zarządzeniami Burmistrza.

Rozdział II

Kierownictwo Urzędu

§ 7

Kierownictwo Urzędu stanowią Burmistrz, jego Zastępcy, Sekretarz i Skarbnik

Gminy i Miasta (symbole: BM, Z-cy BM, SE, SK).

Do zadań Burmistrza należą obowiązki wyszczególnione w § 53 Statutu Gminy

a także w szczególności:

1. Nadzorowanie organizacji pracy i realizacji zadań Urzędu.

2. Prowadzenie polityki kadrowej, oraz dbanie o należyty dobór pracowników

Urzędu oraz o podnoszenie ich kwalifikacji.

3. Pełnienie funkcji terenowego organu obrony cywilnej oraz administratora

danych osobowych.

4. Składanie Radzie sprawozdań z realizacji zadań Urzędu w zakresie przez

nią ustalonym.

5. Rozpatrywanie sporów kompetencyjnych pomiędzy komórkami

organizacyjnymi Urzędu.

6. Składanie oświadczeń woli dotyczących funkcjonowania Urzędu oraz

gospodarowanie mieniem w ramach udzielonych upoważnień.

7. Wydawanie zarządzeń regulujących bieżącą działalność Urzędu w tym

powoływanie Zespołów bądź komisji działających stale lub doraźnie dla

realizacji określonych zadań, jeżeli rozwiązanie problemu lub załatwienie

sprawy wymaga specjalistycznej wiedzy lub dokonania czynności

wykraczających poza zakres spraw powierzonych niniejszym regulaminem

poszczególnym komórkom organizacyjnym względnie waga sprawy

wymaga ścisłego współdziałania poszczególnych komórek organizacyjnych.

8. Upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji

administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji

publicznej.

9. Organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof

w zakresie zarządzania kryzysowego i ochrony ludności.

10.Wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy

prawa oraz uchwały Rady.

Burmistrza.

2. Do ich zadań należy w szczególności:

1) współpraca z Burmistrzem w zakresie kierowania bieżącymi sprawami

Gminy,

2) kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z przydzielonych

im zadań,

3) nadzorowanie działalności podległych im komórek organizacyjnych

Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy,

4) dokonywanie czynności prawnych w imieniu Gminy w zakresie

obowiązujących przepisów prawnych.

3. (skreślony)

4. (skreślony)

Do zadań Sekretarza Gminy należy w szczególności:

1. Wykonywanie zadań dotyczących zapewnienia sprawnego funkcjonowania

Urzędu.

2. Kompleksowe załatwianie spraw gminy powierzonych przez Burmistrza.

3. Wykonywanie zadań kierownika Kancelarii Urzędu.

4. Nadzór w zakresie realizacji zadań powierzonych regulaminem dla Biura

Rady, Wydziału Organizacyjnego oraz Wydziału Spraw Obywatelskich.

5. Nadzór nad przestrzeganiem Regulaminu i Zarządzeń Burmistrza przez

komórki organizacyjne Urzędu.

6. Koordynacja zadań związanych z wdrażaniem oraz funkcjonowaniem

Systemu Zarządzania Jakością.

Do zadań Skarbnika Gminy i Miasta należy w szczególności:

1. Przygotowanie projektu budżetu Gminy oraz realizacja budżetu.

2. Kompleksowy nadzór nad realizacją bieżącej działalności finansowej Gminy.

3. Przygotowywanie Zarządzeń Burmistrza dotyczących zmian w budżecie.

4. Sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Wydziałem Finansowo–

Budżetowym i podporządkowanymi mu referatami.

5. Prowadzenie rachunkowości Urzędu i wykonywanie dyspozycji środkami

pieniężnymi.

6. Dokonywanie wstępnej kontroli operacji gospodarczych.

7. Dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów

finansowych.

§ 12

Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą następujące komórki organizacyjne:

1. Biuro Rady (symbol BR),

2. Kancelaria Urzędu (symbol KA),

3. Wydział Organizacyjny (symbol OG) z podporządkowanym mu Referatem

Informatyki (symbol R-I),

4. Wydział Finansowo-Budżetowy (symbol FN) z podporządkowanym mu:

a) Referatem Księgowości–(symbol FK)

b) Referatem Podatków–(symbol FP),

c) Referatem Finansowo–Budżetowym – (symbol FB),

5. (skreślony)

6. Wydział Urbanistyki i Architektury (symbol UA)

7. Wydział Mienia i Geodezji (symbol MG),

8. Wydział Spraw Obywatelskich (symbol SO),

9. Wydział Ekologii i Zdrowia (symbol EiZ),

10.Wydział Inwestycji i Remontów (symbol IiR),

11. (skreślony)

12.Wydział Prawny (symbol P),

13.Wydział Zamówień Publicznych (symbol ZP),

14.Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności (symbol ZKO),

15.Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej (symbol BAK),

16.Biuro Funduszy Zewnętrznych (symbol BFZ),

17.Wydział Rozwoju Gminy i Miasta (symbol RGiM),

18.Urząd Stanu Cywilnego (symbol USC),

19.Wydział Edukacji (symbol ED),

20.Straż Miejska (symbol SM).

oraz samodzielne stanowiska :

1. Pełnomocnik ds. Planowania, Rozwoju i Gospodarki (symbol PdsPRG),

2. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych (symbol PdsIN),

3. Rzecznik Prasowy (symbol RP),

4. Specjalista ds. BHP (symbol SdsBHP).

Schemat organizacyjny Urzędu przedstawia załącznik nr 1 do regulaminu.

Wydziałami oraz biurami kierują naczelnicy, referatami kierownicy referatów za

wyjątkiem Referatu Księgowości, którym kieruje Główna Księgowa, Strażą Miejską

– Komendant Straży Miejskiej, Urzędem Stanu Cywilnego – Kierownik Urzędu

Stanu Cywilnego, Kancelarią Urzędu - Sekretarz Gminy i Miasta

a Wydziałem Finansowo-Budżetowym – Skarbnik Gminy i Miasta.

Szczegółowy zakres zadań wydziałów i osób zatrudnionych na samodzielnych

stanowiskach stanowi załącznik nr 2 do regulaminu.

Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu w szczególności:

1. Organizują pracę kierowanych przez nich komórek, ustalają szczegółowe

projekty zakresów czynności podległych pracowników i przedstawiają je do

zatwierdzenia Burmistrzowi oraz dokonują kontroli realizacji tych czynności,

2. Ponoszą odpowiedzialność wobec Burmistrza za stan spraw powierzonych

im do realizacji,

3. Przeprowadzają okresową ocenę podległych pracowników,

4. Uczestniczą lub proponują udział podległych pracowników w pracach komisji

branżowych powoływanych przez Burmistrza.

Wspólnymi zadaniami wydziałów są w szczególności:

1. Opracowywanie projektów uchwał i zarządzeń organów Gminy, decyzji

administracyjnych, postanowień, wystąpień, odpowiedzi i innych pism oraz

dokumentów w sprawach należących do zakresu działania danej komórki

organizacyjnej,

2. Opracowywanie branżowych wycinków budżetu Gminy, prognoz programów

rozwoju podległych dziedzin gospodarki Gminy, a także sprawozdań

z wykonania wycinków budżetu, współdziałanie w sporządzaniu planów

zagospodarowania przestrzennego,

3. Inicjowanie i podejmowanie działań mających na celu właściwą i terminową

realizację zadań w ramach środków przeznaczonych na ten cel w budżecie,

4. Przygotowanie dokumentacji i przedstawienie opinii w sprawach

wymagających rozwiązania przez władze Gminy lub kierownictwo Urzędu,

5. Występowanie do kierownictwa Urzędu z inicjatywą podjęcia przedsięwzięć

organizacyjnych, gospodarczych, administracyjnych w Gminie wraz

z opracowaną koncepcją ich realizacji,

6. Organizowanie współdziałania z instytucjami i organizacjami działającymi na

terenie Gminy,

7. Kontrola przestrzegania prawa a także uchwał władz Gminy przez

przedsiębiorców i osoby fizyczne przebywające na terenie Gminy,

8. Rozpatrywanie skarg i wniosków kierowanych do Urzędu, a dotyczących

zadań komórki organizacyjnej, prowadzenie analiz źródeł i przyczyn

zgłoszonych przez społeczeństwo nieprawidłowości, podejmowanie

operatywnych działań zapewniających realizację słusznych postulatów,

przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji w przedmiocie sprawy

z którą zwrócili się do Urzędu,

9. Przygotowywanie odpowiedzi na wnioski mieszkańców miasta, wnioski

i interpelacje radnych,

10.Bieżąca analiza spraw Gminy należących do zakresu działania danej

komórki organizacyjnej i niezwłoczne informowanie kierownictwa Urzędu

o występujących nieprawidłowościach i proponowanych sposobach

przywrócenia właściwego stanu rzeczy,

11. Przygotowywanie sprawozdań (w tym statystycznych) oraz analiz

i bieżących informacji dotyczących realizacji poszczególnych zadań,

12.Gospodarowanie mieniem będącym w dyspozycji wydziału,

13.Prowadzenie w zakresie swojej właściwości i posiadanych upoważnień

postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu

administracji publicznej,

14.Realizację uchwał i stanowisk organów Gminy oraz składanie okresowych

sprawozdań w tym zakresie,

15.Wykonywanie zadań ustalonych przez Burmistrza związanych z wyborami,

referendami oraz spisami powszechnymi ludności,

16.Uzyskanie kontrasygnaty Skarbnika w działaniach wywołujących

zobowiązania finansowe,

17.Opracowywanie programów i planów z zakresu prowadzonych spraw

i analiza ich realizacji we współpracy z pozostałymi komórkami

organizacyjnymi,

18.Współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi gminy w sprawach,

które wymagają uzgodnień,

19.W zakresie powierzonym przez Burmistrza sprawowanie nadzoru nad

jednostkami organizacyjnymi Gminy,

20.Wnioskowanie do kierownictwa Urzędu w sprawach pracowniczych

kierowanej komórki organizacyjnej,

21.Udostępnianie dokumentów stanowiących informację publiczną w zakresie

zadań ustalonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych,

22.Współdziałanie z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych oraz

Administratorem Bezpieczeństwa Informacji,

23.Wprowadzanie i przekazywanie informacji związanej z zakresem działania

komórki organizacyjnej do Biuletynu Informacji Publicznej,

24.Przygotowywanie dokumentów do archiwizowania,

25.Udział osobowy w komisjach przetargowych oraz w innych zespołach

powołanych do przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielenie

zamówienia publicznego,

26.Sporządzanie wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie

zamówienia wraz z załącznikami na podstawie obowiązującego wzoru,

27.Ustalanie trybu udzielania zamówień publicznych w oparciu o stan faktyczny

oraz prawny,

28.Pozostałe zadania wynikające bezpośrednio z realizacji postanowień

niniejszego regulaminu ustalone dla poszczególnych Wydziałów Urzędu.

1. Występując z inicjatywą podjęcia danego przedsięwzięcia kierownicy

komórek organizacyjnych zgłaszają kierownictwu Urzędu konieczność

podjęcia stosownych działań i po wstępnej akceptacji celowości załatwiania

sprawy przygotowują:

1) analizę sposobów realizacji przedsięwzięcia,

2) ocenę przewidywanych kosztów z tym związanych oraz sposobu jego

sfinansowania,

2. Do informacji zawierającej dane, o których mowa w ust.1 kierownicy

komórek organizacyjnych Urzędu załączają:

1) zaopiniowany przez radcę prawnego projekt uchwały, decyzji,

zarządzenia lub innego aktu wymaganego przepisami prawa,

2) opinię Skarbnika odnośnie możliwości sfinansowania przedsięwzięcia

W terminie określonym w poleceniu Burmistrza lub pracowników działających

z jego upoważnienia lecz nie później niż na 7 dni przed terminem ustanowionym

w Kodeksie postępowania administracyjnego projekt decyzji lub innego aktu

administracyjnego, kierownicy komórek organizacyjnych przedkładają kierownictwu

Urzędu wraz z opinią radcy prawnego lub pracownika Wydziału Prawnego, chyba,

że sami posiadają upoważnienie do wydania decyzji administracyjnych w imieniu

Burmistrza.

1. Wykazy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników

Urzędu zawierają zakresy czynności tych pracowników.

2. Zakresy działania oraz niniejszy regulamin wyznaczają jednocześnie

zakresy czynności pracowników kierujących komórkami organizacyjnymi

Urzędu.

Zastępowanie pracowników w okresie ich nieobecności regulują stosowne

upoważnienia oraz zapisy zwarte w zakresach czynności.

1. Przy zmianach personalnych pracowników Urzędu obowiązuje protokolarne

przekazywanie spraw i posiadanej dokumentacji.

2. Przypadki sporne dotyczące przekazywania spraw i dokumentacji rozstrzyga

bezpośredni przełożony.

Do zakresu działania Kancelarii Urzędu należy w szczególności obsługa

sekretariatów, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, rejestracja skarg oraz

zarządzeń Burmistrza oraz udzielanie informacji o zakresie i sposobie załatwiania

spraw w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy.

Do zadań Biura Rady należą w szczególności sprawy organizacyjnego

przygotowania oraz obsługi przedsięwzięć związanych z działalnością Rady i jej

organów.

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należą w szczególności organizacja pracy

Urzędu, prowadzenie archiwum zakładowego oraz spraw kadrowo – płacowych,

informatycznych.

Do zadań Wydziału Finansowo–Budżetowego należą w szczególności sprawy

związane z gospodarką finansową Gminy i jej budżetem, prowadzenie księgowości

syntetycznej i analitycznej Urzędu, windykacja należności oraz wymiar podatków

i opłat lokalnych, kontrola podatkowa, prowadzenie rachunkowości podatkowej

i obsługi kasowej.

(skreślony)

Do zadań Wydziału Urbanistyki i Architektury należą w szczególności sprawy

planowania i zagospodarowania przestrzennego, zadania z zakresu ustalania

warunków i zagospodarowania terenu oraz działania mające na celu ochronę

zabytków.

Do zadań Wydziału Mienia i Geodezji, należą w szczególności sprawy związane

z gospodarowaniem nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy,

nabywaniem i podziałem nieruchomości, melioracjami szczegółowymi oraz

rolnictwem i leśnictwem.

Do zadań Wydziału Spraw Obywatelskich należą w szczególności sprawy

związane z prowadzeniem ewidencji ludności, stałego rejestru wyborców,

wydawaniem dowodów osobistych, udzielaniem pozwolenia na przeprowadzenie

zbiórki publicznej, przyjmowaniem zawiadomienia o zgromadzeniu publicznym.

Do zadań Wydziału Ekologii i Zdrowia należą w szczególności sprawy związane

z ochroną środowiska (ochrona wód, powierzchni ziemi, powietrza)

i gospodarowanie odpadami oraz nadzór nad opieką zdrowotną mieszkańców.

Do zadań Wydziału Inwestycji i Remontów należą w szczególności sprawy

związane z przygotowaniem i realizacją inwestycji gminnych (poza inwestycjami

drogowymi) oraz remont budynków, w których ma siedzibę Urząd wraz

z infrastrukturą.

Do zadań Biura Funduszy Zewnętrznych należy w szczególności pozyskiwanie

środków finansowych ze źródeł zewnętrznych na zadania inwestycyjne

i remontowe, a także opracowywanie sprawozdań i wniosków o płatność w okresie

ich wdrażania.

Do zadań Wydziału Prawnego należy w szczególności wykonywanie obsługi

prawnej na rzecz Rady, Urzędu, wyznaczonych jednostek organizacyjnych Gminy

oraz nadzór nad obsługą prawną w pozostałych jednostkach organizacyjnych

Gminy.

Do zadań Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności należą

w szczególności zadania dotyczące ochrony ludności, zabezpieczenia

kryzysowego, ochrony przeciwpożarowej, spraw obronnych oraz wojskowych.

Do zadań Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej należy w szczególności

prowadzenie audytu wewnętrznego obejmującego badanie systemów zarządzania

i kontroli, czynności doradcze, mające na celu usprawnienie funkcjonowania

jednostki oraz przeprowadzanie kontroli realizacji procedur w zakresie celowości

zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w jednostkach

organizacyjnych Gminy.

Do zadań Wydziału Zamówień Publicznych należą w szczególności sprawy

związane z udzielaniem zamówień publicznych, do których stosuje się ustawę –

Prawo zamówień publicznych.

Do zadań Wydziału Rozwoju Gminy i Miasta należy w szczególności planowanie

strategiczne, współpraca z zagranicą, promocja gospodarcza Gminy (w tym

organizacja strony internetowej Gminy), jak również prowadzenie dokumentacji

dotyczącej udziału Gminy w związkach, stowarzyszeniach i porozumieniach

komunalnych, prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej, wydawanie

zezwoleń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej a także realizacja

zadań związanych ze zlecaniem zadań publicznych organizacjom pozarządowym

oraz innym uprawnionym podmiotom i ich rozliczanie.

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności rejestracja urodzeń,

małżeństw, zgonów, prowadzenie i archiwizowanie ksiąg stanu cywilnego

i wydawanie z nich odpisów oraz organizacja uroczystości związanych z zawarciem

związku małżeńskiego oraz długoletnim pożyciem małżeńskim.

Do zadań Wydziału Edukacji należy w szczególności realizacja zadań oświatowych

wynikających z zapisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty

z późniejszymi zmianami oraz aktów wykonawczych prawa oświatowego.

Do zadań Straży Miejskiej należą w szczególności sprawy w zakresie ochrony

porządku publicznego wynikające z ustaw oraz przepisów wykonawczych w tym

prawa miejscowego.

Do zadań Pełnomocnika ds. Planowania, Rozwoju i Gospodarki należy

w szczególności podejmowanie i koordynowanie działań nakierowanych na rozwój

oraz promocję Gminy i Miasta, a także pozyskiwanie środków z funduszy

zewnętrznych, koordynowanie prac i nadzór nad wyznaczonymi przez Burmistrza

Wydziałami Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi Gminy.

Do zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych należy

w szczególności prowadzenie Kancelarii Tajnej oraz zapewnienie przestrzegania

w Urzędzie przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Do zadań Rzecznika prasowego należy prowadzenie polityki informacyjnej

Burmistrza Gminy i Miasta, a w szczególności informowanie środków masowego

przekazu o działalności Gminy.

Do zadań Inspektora ds. BHP należy w szczególności prowadzenie wszelkich

spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w tym szkoleń, kontroli

i analizy warunków pracy, oceny ryzyka zawodowego, procedur związanych

z wypadkami w pracy oraz chorobami zawodowymi oraz doradztwa w zakresie

przepisów i zasad BHP.

Burmistrz i Zastępca Burmistrza przyjmują interesantów w sprawach skarg

i wniosków według regulacji prawnej zawartej w stosownym Zarządzeniu

Burmistrza.

1. W celu regulacji prawidłowego obiegu dokumentów w Urzędzie stosuje się

instrukcję kancelaryjną.

2. Pisma i decyzje wychodzące na zewnątrz Urzędu podpisuje Burmistrz lub

jego Zastępca względnie osoby pisemnie do tego upoważnione.

W sprawach wątpliwych interpretacji postanowień niniejszego regulaminu dokonuje

Burmistrz.

Wszyscy pracownicy Urzędu w ramach swoich kompetencji w zakresie

przewidzianym w zakresie czynności ponoszą odpowiedzialność za merytoryczną

i formalną prawidłowość oraz legalność i celowość przygotowywanych przez siebie

pism, dokumentów, wniosków, opinii i rozstrzygnięć.

Wszyscy pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność za powierzone im mienie

na zasadach określonych przepisami prawa oraz wykonywanie budżetu w ramach

zadań realizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne.

Zaznajomienie się z postanowieniami regulaminu pracownicy potwierdzają

w formie pisemnych oświadczeń, które przechowywane są w aktach osobowych.