Regulamin organizacyjny

Regulamin organizacyjny Miejskiego Ośrodka Kultury w Czerwionce-Leszczynach

§ 1

Postanowienia ogólne

Regulamin organizacyjny określa strukturę organizacyjną MOK, zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych i podstawowe obowiązki służbowe pracowników na stanowiskach kierowniczych.

§ 2

Organizacja Miejskiego Ośrodka Kultury

Funkcjonowanie MOK opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności oraz indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
Dla wykonania zadań powołuje się komórki organizacyjne i placówki podległe.

Do zakresu działania komórek organizacyjnych należą czynności zawarte w § 6 regulaminu a także zadania powierzone odrębnymi poleceniami Dyrektora lub wynikające z odrębnych przepisów.

W skład MOK wchodzą:
1. Dział organizacji imprez i reklamy
2. Dział księgowości i kadr
3. Dział ogólno-administracyjny
4. Sekretariat
5. Dom Kultury w dzielnicy Leszczyny
6. Dom Kultury w dzielnicy Czerwionka
7. Wiejski Dom Kultury w Szczejkowicach
8. Izba Tradycji w dzielnicy Czerwionka
9. Klub Kultury w dzielnicy Dębieńsko
10. Klub Kultury w sołectwie Bełk
11. Redakcja miesięcznika „Kurier”

§ 3

Zakres działania Dyrektora

1.Jako kierownik zakładu pracy Dyrektor organizuje jego pracę, kieruje bieżącymi sprawami MOK oraz reprezentuje go na zewnątrz.

2. Wykonuje zadania wynikające z ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kultury i innych ustaw oraz Statutu MOK, określających status Dyrektora.

3.Wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego i kierownika zakładu pracy w stosunku do kierowników komórek organizacyjnych i pozostałych pracowników MOK.

4.Przygotowuje plany działalności MOK oraz sprawozdania z ich wykonania,

5.Nadzoruje prowadzenie spraw finansowo- księgowych MOK.

6.Nadzoruje działalność kierowników komórek organizacyjnych.

7.Bezpośrednio kieruje Działem ogólno-administracyjny i działem organizacji imprez i reklamy.

8.Udziela pełnomocnictwa w sprawach należących do jego kompetencji.

9.Zatwierdza regulaminy: płacowe, organizacyjny, pracy, funduszu socjalnego, dodatków specjalnych a także instrukcje finansową oraz zasady opłacania i korzystania z usług MOK

10.Wydaje w obowiązującym trybie zarządzenia wewnętrzne.

11.Podejmuje działania w celu pozyskania dodatkowych dochodów.

12.Pertraktuje z kontrahentami.

13.Przygotowuje akcje promocyjne związane z działalnością MOK.

14.Prowadzi stałą współpracę z ośrodkami kultury w powiecie, województwie, kraju i za granicą.

15.Dysponuje majątkiem trwałym, środkami obrotowymi i funduszami w zakresie swoich kompetencji oraz uprawnień otrzymanych od władz Gminy i Miasta Czerwionka- Leszczyny.

16. Określa szczegółowy zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla poszczególnych pracowników MOK

17. Przyjmuje i rozpatruje skargi i wnioski pracowników.

18.Udziela urlopów pracownikom i zatwierdza roczne plany urlopowe.

19.Podejmuje decyzje dotyczące skarg i wniosków zgłaszanych przez korzystających z usług i pomieszczeń MOK.

20.Dyrektor MOK ponosi pełną odpowiedzialność za podejmowanie decyzji w sprawach kadrowych

21. Podejmuje decyzje w sprawach odpowiedzialności służbowej pracowników.

§ 4

Zakres działania Głównego Księgowego.

1.Podlega bezpośrednio Dyrektorowi MOK.

2. Prowadzi sprawy finansowo-księgowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3.Planuje dochody i koszty prowadzenia działalności oraz sporządza inne plany finansowe.

4.Przygotowuje faktury i rachunki do rozliczeń wewnętrznych i zewnętrznych.

5.Sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacja budżetu MOK.

6.Sprawuje bezpośredni nadzór nad Działem księgowości i kadr.

7.Sprawuje kompleksowy nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny budżetowej.

8.Współpracuje ze Skarbnikiem Gminy i Miasta Czerwionka – Leszczyny w sprawach dot. dotacji dla MOK.

9.Wykonuje inne zadania powierzone mu przez Dyrektora MOK.

§ 5

Podstawowe obowiązki służbowe pracowników na stanowiskach kierowniczych.

Na czele komórek organizacyjnych stoją kierownicy, którzy kierują ich pracą i odpowiadają przed Dyrektorem za powierzony im majątek, właściwą organizację pracy oraz należyte wykonywanie zadań objętych zakresem działania podporządkowanych im komórek.

Do zadań kierownika należy:

1.Organizowanie pracy swojego działu oraz jej usprawnianie.

2.Wydawanie poleceń służbowych oraz nadzór nad właściwym spełnianiem obowiązków przez podległych sobie pracowników w zakresie zagadnień merytorycznych i dyscypliny pracy.

3.Nadzór nad przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

4.Przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego w zakresie skarg i wniosków.

5.Przygotowanie projektów zarządzeń Dyrektora w zakresie należącym do właściwej komórki organizacyjnej.

6. Sporządzanie okresowych planów pracy oraz sprawozdań z działalności.

7.Występowanie do Dyrektora z wnioskami dotyczącymi awansowania, wyróżnienia, a także zwalniania i karania pracowników na zasadach określonych przepisami prawa pracy.

8.Dokonywanie okresowych ocen podległych pracowników.

9.Udział w merytorycznych pracach danej komórki organizacyjnej zgodnie z indywidualnym zakresem czynności.

10.Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi.

11.Zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i przekazywanie ich do wiadomości podległym pracowników.

12.Przestrzegania zasad oszczędnego i efektywnego gospodarowania.

13.Wykonywanie innych czynności zlecanych przez Dyrektora.

14. Organizowanie pracy kierowanej komórki organizacyjnej, ustalenie szczegółowych zakresów czynności i odpowiedzialności podległych pracowników i kontrola realizacji tych czynności.

15.Informowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w rocznym planie działalności MOK.

16.Organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony informacji niejawnych.

17.Właściwe planowanie wykorzystania urlopów wypoczynkowych pracowników i powierzenie wzajemnych zastępstw.

§ 6

Zakres działania komórek organizacyjnych.

I Dział organizacji imprez i reklamy.

Organizacja pracy w zespołach zainteresowań oraz zespołach amatorskiego ruchu artystycznego.
Koordynacja, instruktarz i kontrola zajęć oraz sporządzanie ich harmonogramów.
Realizacja zadań programowych wynikających z planu pracy.
Prowadzenie dokumentacji pracy( dzienniki zajęć zespołów, sprawozdawczość, kalendarz imprez).
Rozbudzenie zainteresowań społeczeństwa w zakresie ARA, opieka merytoryczna, konstrukcje instruktorskie.
Opracowanie informacji dla prasy, radia, TV itp.
Przygotowanie materiałów do wystaw organizowanych na terenie ośrodka i poza nim.
Opracowanie materiałów popularyzujących działalność MOK (plakaty, informatory, foldery, afisze, ogłoszenia itp.)
Współpraca z innymi ośrodkami kultury, instytucjami, klubami osiedlowymi, placówkami oświatowymi, innymi organizacjami w zakresie upowszechniania kultury.
Sporządzanie analiz dotyczących działalności zespołów.
Programowanie pracy w postaci sporządzania scenariuszy i planów imprez.
Realizacja zadań programowych wynikających z planów i scenariuszów pracy.
Sporządzanie kalkulacji imprez.
Organizacja imprez plenerowych i w pomieszczeniach zamkniętych.
Przestrzeganie przepisów zawartych w ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych oraz prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Obsługa wycieczek.
Sporządzanie analiz dotyczących organizowania imprez.
Organizowanie seansów filmowych –kino MOK
Prowadzenie impresariatu artystycznego, w tym pertraktacje z wykonawcami oraz agencjami pośredniczącymi w doborze wykonawców.
Prowadzenie obsługi imprez organizowanych przez inne podmioty.
Organizowanie wypoczynku zimowego i letniego dla dzieci i młodzieży – akcja „ ZIMA w MIEŚCIE” i „LATO w MIEŚCIE”.
Organizowanie imprez (warsztaty, seminaria, prelekcje, pokazy) w ramach współpracy kulturalnej prowadzonej przez Klub Kultury Japońskiej.
Sporządzanie wniosków o dofinansowanie imprez.
Przygotowanie akcji promocyjnych i reklamowych związanych z działalnością MOK.

II. Dział księgowości i kadr:

Dział zajmuje się obsługą finansowo - księgową oraz sprawami kadrowymi. Kieruje nim główny księgowy, który podlega bezpośrednio dyrektorowi.

Do zadań działu w zakresie spraw finansowo - księgowych należy:

Organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów finansowych.
Przechowywanie i zabezpieczanie ksiąg i dokumentów oraz środków pieniężnych.
Opracowanie projektów planu finansowego.
Sporządzanie sprawozdań i analiz ekonomiczno - finansowych.
Kontrolowanie gospodarki materiałowej
Sprawozdanie finansowej kontroli wewnętrznej.
Przedkładanie Dyrektorowi okresowych analiz dotyczących realizacji planu finansowego.
Opiniowanie sprawozdań i analiz dotyczących spraw finansowych sporządzanych przez inne komórki organizacyjne.
Sporządzanie list : płac i wynagrodzeń oraz innych świadczeń pieniężnych dla pracowników.
Prowadzenie obsługi kasowej: sprzedaż biletów, pobieranie opłat, prowadzenie dokumentacji kasowej, bieżących rozliczeń rachunków.
Załatwianie spraw ubezpieczeniowych i rentowych, wniosków o emeryturę oraz wydawanie zaświadczeń w związku z zatrudnieniem.
Współdziałanie z bankami i Wydziałem Finansowym Gminy i Miasta.
Prowadzenie księgowania i fakturowania.
Opracowanie i wdrażanie w MOK instrukcji finansowej.

III. Do zadań działu w zakresie kadr należy:

1. Prowadzenie akt osobowych pracowników.

2. Załatwianie formalności związanych z przyjmowanie, awansowanie, przeszeregowaniem, przeniesieniem, zwalnianiem, odznaczaniem, nagradzaniem i karaniem pracowników.

3. Prowadzenie kart ewidencji personalnej, list obecności, rocznych kart obecności, rocznych planów urlopów, imiennych wykazów pracowników w poszczególnych działach, ewidencji nieobecności w godzinach służbowych.

4. Wydawanie świadectw pracy.

5. Sporządzanie sprawozdań GUS dotyczących zatrudnienia.

6. Przegotowanie załączników do listy płac.

7. Prowadzenie archiwum.

8. Prowadzenie spraw socjalno - bytowych zgodnie z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

9. Prowadzenie spraw w zakresie ochrony informacji niejawnych.

IV Dział ogólno - administracyjny.

Do zadań działu należy:

Prowadzenie gospodarki materiałowej (zaopatrywanie placówek w sprzęt, materiały biurowe, środki czystości, odzież ochronną, obuwie robocze, kontrola ich wykorzystania)
Nadzór nad utrzymaniem czystości obiektu, obejścia, pomieszczeń administracyjnych, konserwacja obiektu.
Nadzór nad zabezpieczeniem pomieszczeń MOK
Nadzór nad pracownikami obsługi ( sprzątaczki, gospodarz)
Przeprowadzanie i nadzór nad remontami (prowadzenie dokumentacji remontowej)
Nadzór nad zabezpieczeniem właściwej ochrony p. poż. i odpowiednich warunków BHP, współpraca z inspektorem BHP.
Przeprowadzanie inwentaryzacji.
Prowadzenie procedur w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz regulacji wewnętrznych określającej zasady dokonywanych zamówień ( przygotowanie przetargów, prowadzenie rejestru, sporządzanie sprawozdań)
Kontrola przestrzegania ustawy Prawo zamówień publicznych przez wszystkie działy MOK.
Zaopatrywanie imprez w sprzęt oświetleniowy i nagłaśniający oraz inny według doraźnych potrzeb.
Zabezpieczenie imprez zgodnie z wymogami wynikających z przepisów BHP.

V Sekretariat.

Do zadań sekretariatu należy:

Przyjmowanie, ewidencjonowanie oraz skarg i wniosków przestrzeganie terminowości w ich załatwianiu.
Rejestracja korespondencji wpływającej i wychodzącej, przedkładanie Dyrektorowi placówki ( z zachowaniem jej poufności i nie udostępnianie osobom trzecim).
Prowadzenie kartoteki znaczków pocztowych ( wysyłanie i ewidencjonowanie korespondencji pocztowej).
Załatwianie spraw związanych z wyjazdami służbowymi( rezerwacje, delegacje).
Obsługa narad, konferencji itp.
Pomoc w rozprowadzaniu biletów, zbieranie zamówień na spektakle.
Sporządzanie umów, umów zleceń, umów o dzieło oraz prowadzenie rejestrów umów.
Prowadzenie sprawy z zakresu ochrony informacji niejawnych.

VI. Dom Kultury w Leszczynach.

Do zadań Domu Kultury należy:

Rozwijanie zainteresowań i zdolności dzieci i młodzieży w ramach prowadzonych zespołów artystycznych i zainteresowań.
Organizowanie czasu wolnego dzieci i młodzieży w okresie ferii letnich i zimowych.
Organizacja imprez środowiskowych w DK dla wszystkich grup wiekowych.
Organizacji imprez masowych -festyny, majówki, wieczory taneczne, biesiady, spotkania z ciekawymi ludźmi.
Organizacja wystaw prac plastycznych mieszkańców naszej jednostki.
Współorganizacji imprez zleconych.
Współdziałanie z zakładami, organizacjami społecznymi, placówkami oświatowymi naszej jednostki przy organizacji imprez.
Wynajem pomieszczeń.
Usługi studia nagrań „Audio Art”.

Wiejski Dom Kultury w Szczejkowicach.

Do zadań Wiejskiego Ośrodka Kultury należy:

Organizowanie wypoczynku dla dzieci i młodzieży z terenu sołectwa
Organizacja imprez środowiskowych (jubileusze, akademie, biesiady, festyny, wieczory taneczne).
Współpraca z miejscowymi organizacjami, z placówką oświatową i sportową oraz klubami i związkami działającymi na terenie sołectwa.
Edukacja kulturalna i artystyczna dzieci i młodzieży w ramach „Teatru Żywego Słowa”
Wynajem pomieszczeń.
Prowadzenie działalności w ramach społecznego ruchu artystycznego (Zespół Śpiewaczy „FAMILIJO”).

VIII. Redakcja miesięcznika “Kurier”

Do zadań Redakcji miesięcznika “Kurier” należy:

Obsługa dziennikarska imprez i uroczystości organizowanych na terenie Gminy i Miasta Czerwionka – Leszczyny oraz pisanie innych tekstów.
Gromadzenie, weryfikowanie oraz kwalifikowanie materiałów do druku, zarówno redakcyjnych jak i dostarczanych z zewnątrz.
W przypadku tematów, których nie da się zrealizować własnymi siłami redakcji zamawianie ich u osób nie będących pracownikami etatowymi miesięcznika “Kurier”.
Redagowanie gazety, przez co należy rozumieć tzw. adiustowanie materiałów, czyli ich poprawianie, skracanie i przygotowanie do druku, wybór zdjęć, które ukażą się
w danym numerze.
Przekazywanie materiału prasowego do składu komputerowego i bieżąca korekta próbnych wydruków gazety.
Kontakty z drukarnią.
Prowadzenie dokumentacji fotograficznej imprez przekazywanej do Miejskiego Ośrodka Kultury w terminach ustalonych przez Dyrektora MOK.
Przeprowadzenie procedury z zakresu zamówień publicznych celem wyłonienia kooperantów w procesie wydawania miesięcznika (np. drukarni, podmiotu odpowiedzialnego za skład).
Rozliczanie i ewidencjonowanie należności związanych z publikowaniem reklam i ogłoszeń.

Rozliczanie honorariów autorskich i sporządzanie umów z tym związanych.
Przekazywanie pobranych wpłat za reklamy oraz ogłoszenia do kasy głównej MOK, (wpłaty będą się odbywały na dowodach KP pobranych do rozliczenia zgodnie

z rejestrem druków ścisłego zarachowania).

Kolportowanie gazet na terenie gminy i miasta Czerwionka – Leszczyny wg załącznika wynikającego z Regulaminu gazety “Kurier” i ewidencjonowanie dystrybuowanych gazet.

IX. Izba Tradycji

Do zadań Izby Tradycji należy:

1. Prowadzenia działań pozwalających pozyskać przedmioty mające wartość historyczną bądź kulturalną.

2. Stworzenie warunków i podstaw do współpracy z lokalnymi samorządami, instytucjami kultury i organizacjami pozarządowymi w celu uzyskania dostępu do dokumentów i eksponatów.

3. Stały przegląd zasobów archiwów państwowych.

4. Opracowanie projektów umów i porozumień niezbędnych do realizacji zlecenia.

5. Inwentaryzacja i skatalogowanie pozyskanych przedmiotów.

6. Organizowanie ekspozycji zebranych materiałów.

7. Udostępnianie zbiorów dzieciom i młodzieży szkolnej.

X. Klub X. Klub Kultury w Bełku.

Do zadań Klubu Kultury należy:

1. Organizacja czasu wolnego dla dzieci i młodzieży

2. Organizacja wypoczynku zimowego i letniego dla dzieci i młodzieży

3. Organizacja imprez okolicznościowych i plenerowych

4. Sporządzanie harmonogramu zajęć

5. Prowadzenie i organizacja form aktywnego wypoczynku dla dorosłych (gimnastyka)